Wanneer een werknemer ziek is, dienen bepaalde gegevens genoteerd te worden. Het noteren van meer gegevens, is in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft onlangs een persbericht gepubliceerd waaruit blijkt dat het niet naleven van de AVG een werkgever duur kan komen te staan.
AVG
Informatie omtrent ziekte van werknemers is een bijzonder persoonsgegeven. In de AVG is opgenomen dat dergelijke gegevens in beginsel niet mogen worden verwerkt. Voor werkgevers bestaat daarop een uitzondering voor zover het verwerken van de gegevens noodzakelijk is in het kader van re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het voorgaande is verder uitgewerkt in de beleidsregels ‘De zieke werknemer’.
Daarnaast geldt dat persoonsgegevens voldoende beveiligd dienen te zijn. Wanneer persoonsgegevens voldoende beveiligd zijn, hangt af van de omstandigheden van het geval.
Bestuurlijke boete
De werkgever in kwestie had een aantal gegevens geregistreerd omtrent de ziekte van de werknemer, waaronder de verzuimreden (over zowel de fysieke als mentale gezondheid), de prognose en de opmerkingen over de verzuimreden en prognose. Daarmee zijn meer gegevens vastgelegd dan volgens de beleidsregels ‘De zieke werknemer’ is toegestaan.
Verder was de verzuimregistratie gedurende een bepaalde periode openbaar op het internet te raadplegen, zonder dat enige verificatie noodzakelijk was. Daaruit volgt dat de gegevens onvoldoende beveiligd waren.
Ondanks dat de werkgever naar aanleiding van contact met de AP de noodzakelijke aanpassingen heeft doorgevoerd, is de AP onverbiddelijk en besluit tot oplegging van een bestuurlijke boete van € 15.000,–. De werkgever had zorgvuldiger moeten handelen.
Conclusie
Werkgevers dienen zich bewust te zijn van de regels die gelden bij een zieke werknemer en zich daar rekenschap van te geven. Het niet na-leven van de AVG kan tot (forse) boetes leiden.
Heb je vragen over het arbeidsrecht en/of het privacyrecht met betrekking tot een zieke werknemer, neem dan contact op met ons kantoor.